هیچوقت از این که وقت کافی برای انجام کار‌ها و پیشرفت در زندگی ندارید شکایت نکنید. شما همان تعداد ساعت در روز را در اختیار دارید که اشخاص موفقی مثل هلن کلر، پاستور، البرت اینشتین، پروفسور حسابی و دکتر میرزاخانی داشته اند.
تفاوت در شیوه، ترتیب و نحوه‌ی مدیریت زمان است که سبب افزایش یا کاهش کارایی اشخاص می‌شود.
مدیریت زمان یکی از مهمترین اصولی است که انسان‌های موفق به آن اهمیت میدهند و برنامه‌های زندگی خویش را طبق این اصول طرح و اجرا می‌کنند.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان نحوه‌ی سامان بخشیدن و برنامه ریزی شما برای هنگامی است که به انجام فعالیت‌های خاص اختصاص میدهید.
عوامل مؤثر در مدیریت زمان
- تعیین اهداف
- اولویت بندی این هدف‌ها
- تصمیم گیری در خصوص زمان اختصاص دادن به وظیفه‌های خاص
- تنظیمات برنامه را تغییر دادن
- بازبینی هدف‌ها و اولویت‌ها بطور منظم
- مشاهده نتیجه‌ها
روش‌های کاربردی مدیریت زمان
اولویت بندی کار‌ها
اولویت بندی یکی از مهمترین قدم‌های مدیریت زمان است. این عمل کمک می‌کند که موارد زمان بر که نه اوقات خوشی را ترتیب میدهند و نه کمک می‌کنند که به هدف‌های خویش دست یابید را حذف کنید. این مرحله بیش‌ترین تغییر در جهت افزایش زمان را به دنبال دارد. با تصمیم گیری در مورد فعالیت‌هایی که باید انجام دهید و فعالیت‌هایی را که باید حذف کنید اولویت بندی را شروع کنید.
برای تصمیم گیری در مورد فعالیت‌هایی که باید انجام دهید، فعالیت‌هایی را تعیین کنید که از آن‌ها لذت می‌برید و آن‌ها را خوب انجام میدهید. خیلی مهم است که هم از نظر حرفه‌ای و هم از نظر شخصی از کاری که انجام میدهید لذت ببرید. در گزارش خود کار‌هایی که از آن‌ها لذت می‌برید و کار‌هایی که برای شما خوش آیند نیستند را معلوم کنید. اکثریت روز شما باید صرف کار‌هایی شود که از انجام آن‌ها لذت می‌برید.
در حالی که مهم است از انجام یک کار لذت ببرید، هم مهم است که آنرا خوب انجام دهید. در تعیین این که چه کار‌هایی را انجام دهید و چه کار‌هایی را تفویض کنید، آشنایی نقاط قوت و ضعف شما حیاتی است. سعی نکنید مسوولیت‌هایی بیش از آنچه میتوانید به صورت معقول انجام دهید را به عهده گیرید.
پس از تعیین کار‌هایی که از آن‌ها لذت می‌برید و آن‌ها را خوب انجام میدهید، شما آماده هستید که فعالیت‌های غیرضروری در زندگی خویش را دور بریزید. تمام منبع‌های موجود خود را پیدا کنید و فعالیت‌هایی را که بیش از توان خویش می‌دانید تفویض کنید. پس از این که لیست کار‌های روزانه را به میزان قابل قبولی از مسوولیت‌ها کاهش دادید، زمان برنامه ریزی فرا می‌رسد.
نه گفتن را یاد بگیرید
انجام تعهدات زمانی زیاد، میتواند به ما بیاموزد که چطور از پس درگیری‌های گوناگون و فشرده‌ی کاری بر آییم و مدیریت زمان را یاد بگیریم. چنین دستاوردی میتواند تحولی بزرگ در زندگی بوجود آورد.
شیوه کار به اینصورت است که شما باید در صورت امکان بعضی امور را به تعویق بیاندازید و حتی به بعضی فرصت‌ها و درخواست‌ها پاسخ منفی دهید.
مقصود اصلی این است که شما تنها تعهداتی را بپذیرید که از عهده‌ی انجام آن بر می‌آیید و در مدت زمان مقرر میتوانید آنرا به نحو احسن به انجام برسانید.
برای هر کاری تاریخ سررسید تعیین کنید.
تاریخ‌های واقع بینانه تعیین کنید و به آن پایبند باشید. این مسئله، از روش‌های مدیریت زمان اسان و در عین حال کاربردی است.
میخواهیم همه کار‌ها را خودمان انجام دهیم
بسیاری از کار‌ها را می‌توان برون سپاری کرد، با این کار زمان بیشتری برای انجام کار‌های ضروری‌تر دارید. اگر همۀ کار‌ها را خودتان انجام میدهید یعنی کار مهمی برای انجام ندارید. معمولآ ۸۰% کار‌های لیستی که برای نخستین بار تهیه می‌کنید را میتوانید به افراد دیگر بسپارید، پس در تهیه فهرست بیشتر توجه کنید و کار‌هایی را که تنها خودتان میتوانید انجام دهید و کسی جز شما نمی‌تواند آن‌ها را انجام دهد را در فهرست بیاورید. البته به این مسئله توجه کنید که کار‌هایی که برون سپاری می‌کنید برای افراد دیگر ایجاد مشکل نکند.
راه کار:با یه دست چند تا هندونه برندار دو تاشو بسپار به بغل دستیت.
افزایش مهارت‌های مدیریت زمان با شناسایی وظیفه‌ها
در آغاز معلوم کردن زمان‌هایی برای انجام کار‌های چندتکلیفی و کار‌های تکی بسیار پر اهمیت است. مثلا انجام تکمیل چک لیست‌ها در محل کار از کار‌هایی است که باید به صورت چند کاره باشد تا در وقت صرفه جویی شود، ولی انجام پروژه‌های ویژه و خاص باید به صورت تکی باشد تا در بالاترین سطح انجام شود و حواس و زمان ویژه‌ای به آن اختصاص داده شود.
ارزش‌های خویش را معلوم کنید.
مهمترین ارزش‌های خویش را معلوم کنید و بعد زندگی خویش را به شکلی سازمان دهی کنید که مطابق با این ارزش‌ها زندگی نمایید.
تمرکز داشته باشید
یکی از دشمنان اصلی مدیریت زمان، عدم تمرکز است. برای همه‌ی ما بار‌ها پیش آمده است؛ که در حال انجام یک کار مهم، ناگهان با اعلان گوشی و یا تماس یکی از دوستان مان، به کل از آن کار فاصله گرفته باشیم و یک زمان زیادی رو بر سر کاری مهم از دست داده باشیم.. این یک نمونه ساده از عدم تمرکز و تأثیر منفی آن بر روی مدیریت زمان است.
بهترین تکنیکی که برای تمرکز و مدیریت زمان می‌توانیم به شما پیشنهاد کنیم این است؛ که قبل از انجام هر کار مهم، تمام مزاحمین و چیز‌هایی که حواس شما رو پرت می‌کنند رو به کل از بین ببرید.
چنانچه مشغول یک کار مهم هستید و یا در یک جلسه‌ی کاری هستید، گوشی خودتان رو خاموش کنید.. دقت کنید که گفتیم خاموش، نگفتیم سایلنت. این کار سبب می‌شود که شما در زمان معلوم، بدون هیچ بر هم زننده‌ی تمرکزی، به کارتان برسید و یا لزومی ندارد که وقتی در حال یادگیری و مطالعه هستید، یک گوشتان هم به خبر‌های تلویزیون باشد. تلاش کنید، کاری که انجام میدهید رو با تمرکز و با حذف عوامل مزاحم انجام دهید.. نتیجه‌ی شگفت آور آن رو در مدیریت زمان خواهید دید.
چند کار رو با هم انجام ندهید
یک ضرب المثل قدیمی ایرانی می‌گوید که:“انسان دو دست بیشتر ندارد. ”. متاسفانه، این سرفصل، یکی از اسیب‌های جدّی بحث مدیریت زمان است.. اگر میخواید که از زمان به صورت بهینه استفاده کنید، تحت هیچ شرایطی نباید دو کار رو به صورت هم زمان انجام دهید.
تنها بر روی یک کار تمرکز کنید و تلاش کنید آن رو به بهترین شکل ممکن انجام دهید؛ و بعد به سراغ کار بعدی بروید. اینکه شما چند کار رو به صورت هم زمان انجام بدهید، باعث می‌شه که همزمان رو از دست بدهید؛ و هم این که در هیچ یک از کار‌ها نتیجه‌ی مطلوبی دریافت نکنید.
عواقب نامطلوب شکست در مدیریت مؤثر زمان عبارتند از:
- به پایان نرساندن کار‌ها در آخرین مهلت زمان
- گردش کار بی نتیجه
- کیفیت کار ضعیف
- بدنامی حرفه‌ای و عدم پیشرفت کاری
- استرس بالا
اهمیت مدیریت زمان عبارت اند از:
- منجر به بهره وری و کارایی بیشتر می‌شود.
- وجهۀ حرفه‌ای بهتری به شما می‌دهد.
- اضطراب کمتری را به شما تحمیل می‌کند.
- سبب افزایش موقعیت‌ها برای پیشرفت می‌شود.
- برار است با استفاده بیش از فرصت ها.
- منجر به ایجاد حس رضایتمندی فردی می‌شود.
- سبب کسب تعداد نتایج موفق بیش از قبل می‌گردد.
- سبب تقویت اعتماد به نفس می‌شود.
- موقعیت‌های بهتر برای دستیابی به هدف‌های مهم زندگی و هدف‌های شغلی را فراهم می‌آورد.
- ناتوانی در مدیریت مؤثر زمان میتواند عواقب نامطلوبی داشته باشد: (عدم مدیریت زمان).
- عدم تکمیل کار پیش از موعد از نتایج عدم مدیریت زمان است.
- یکی دیگر از نتایج عدم مدیریت زمان جریان کاری کم بازده است.
- تلف کردن زیاد وقت را بهمراه دارد.
- کیفیت کاری را پائین می‌آورد.
- وجهۀ حرفه‌ای ضعیف و رکود شغلی از نتایج عدم مدیریت زمان است.
- سطح استرس بالاتر در پی عدم مدیریت زمان رخ می‌دهد.
- نارضایتی فردی را به دنبال دارد.
- حس اعتماد به نفس پائین‌تر هم از نتایج عدم مدیریت زمان است.
عواقب نامطلوب شکست در مدیریت مؤثر زمان عبارتند از:
- به آخر نرساندن کار‌ها در آخرین مهلت زمانی
- گردش کار بی نتیجه
- کیفیت کار ضعیف
- بدنامی حرفه‌ای و عدم پیشرفت کاری
- استرس بالا
منبع: بیتوته
